Chính sách quyền riêng tư của UniWork, UniOffice và UniChat

Ai chịu trách nhiệm về dữ liệu

UniWork, UniOffice và UniChat do Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Unicom (mã số doanh nghiệp 0110397654, trụ sở: Tầng 4, Số 39 HDI Homes, ngõ 29 Mạc Thái Tông, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam) vận hành. Liên hệ về dữ liệu cá nhân: contact@unicomhub.com.

Khi tổ chức của bạn dùng UniWork, tổ chức đó quyết định ai được vào workspace và nội dung nào được đưa vào. Chúng tôi xử lý nội dung của workspace để cung cấp dịch vụ cho tổ chức; quản trị viên của tổ chức có thể xem thông tin thành viên và nội dung theo quyền của họ.

Dữ liệu chúng tôi thu thập

Chúng tôi chỉ thu thập dữ liệu cần để bạn đăng nhập, làm việc và trò chuyện với đồng nghiệp. Ứng dụng không đọc danh bạ, vị trí hay tin nhắn SMS của bạn.

Quyền truy cập trên điện thoại và máy tính

Ứng dụng chỉ xin quyền khi bạn dùng tính năng cần nó, và bạn có thể tắt trong cài đặt của thiết bị bất cứ lúc nào.

1. Camera: gọi video.
2. Micro: gọi điện và ghi tin thoại.
3. Ảnh: chỉ những ảnh bạn chọn để gửi vào cuộc trò chuyện.
4. Thông báo: báo tin nhắn mới, lượt nhắc tên và cuộc gọi.
5. Âm thanh nền (iPhone): giữ tiếng cuộc gọi khi bạn rời màn hình ứng dụng hoặc khóa máy. Tin thoại dừng phát khi bạn rời ứng dụng.

Chúng tôi dùng dữ liệu để làm gì

Để cung cấp và bảo vệ dịch vụ: đăng nhập, đồng bộ nội dung giữa các thiết bị, gửi thông báo, chống lạm dụng và khắc phục sự cố.

Đăng nhập bằng Google hoặc Apple: bạn đăng nhập với chính Google hay Apple, nên chúng tôi không bao giờ thấy mật khẩu của tài khoản đó. Google cho chúng tôi biết mã tài khoản Google, email, tên và ảnh đại diện; Apple cho biết mã tài khoản Apple, email (có thể là email ẩn của Apple nếu bạn chọn Ẩn địa chỉ email) và tên ở lần đầu nếu bạn chia sẻ. Chúng tôi không xin gì khác trong tài khoản Google hay Apple của bạn. Mã (token) mà Google hay Apple cấp cho một lần đăng nhập chỉ dùng để xác nhận đó là bạn và không được chia sẻ với ai; riêng mã của Apple được mã hóa và giữ lại để chúng tôi báo Apple thu hồi khi bạn xóa tài khoản. Mật khẩu UniWork bạn gõ trong ứng dụng UniChat đi thẳng tới máy chủ qua kết nối mã hóa và không được lưu trên máy.

Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân, không dùng dữ liệu để quảng cáo và không cài công cụ quảng cáo hay phân tích của bên thứ ba trong ứng dụng UniChat và UniOffice. Chúng tôi không dùng nội dung của bạn để huấn luyện mô hình AI.

Thống kê sử dụng ẩn danh: ứng dụng UniChat cho Android và iPhone gửi về chính máy chủ UniWork các bộ đếm — lần mở ứng dụng, thời gian màn hình đầu tiên hiện ra, tin gửi được hay hỏng hẳn và thời gian gửi, lần mở từ thông báo (tin nhắn hay cuộc gọi), cuộc gọi nối được hay không và thời gian nối, lần chạy trước có bị tắt đột ngột không và bản cập nhật của ứng dụng có khởi động được không. Máy chủ chỉ cộng chúng theo hệ điều hành và phiên bản ứng dụng: không gắn với bạn, tổ chức, cuộc trò chuyện hay nội dung nào, và không gửi cho bên thứ ba. Tính năng bật sẵn; bạn tắt được ở Cài đặt → Quyền riêng tư và bảo mật → Gửi thống kê sử dụng ẩn danh, và khi tắt thì những gì chưa gửi bị bỏ.

Báo cáo lỗi: khi ứng dụng UniChat cho Android và iPhone gặp lỗi, ứng dụng gửi báo cáo lỗi tới Sentry, nhà cung cấp dịch vụ xử lý thay chúng tôi. Báo cáo gồm diễn biến lỗi, kiểu máy, hệ điều hành, phiên bản ứng dụng và mã người dùng UniWork. Ứng dụng không đưa nội dung tin nhắn hay tên của ai vào báo cáo; trước khi gửi, ứng dụng còn lọc bỏ email, mã đăng nhập, tham số trong địa chỉ, mọi đoạn nằm trong dấu ngoặc kép và lời báo lỗi do máy chủ trả về. Không chụp màn hình và không ghi lại phiên dùng.

Thông báo đẩy có thể hiện tên người gửi, tên phòng và tối đa 120 ký tự đầu của tin nhắn văn bản (tin thoại, ảnh, tệp chỉ hiện nhãn), cùng tên công việc, cuộc họp hay tài liệu mà thông báo nói tới; nội dung đó đi qua Expo, Google hoặc Apple để tới máy của bạn. Bạn tắt được trong ứng dụng UniChat ở Cài đặt → Quyền riêng tư và bảo mật → Hiện nội dung trong thông báo, và chủ sở hữu hoặc quản trị viên có thể tắt cho cả tổ chức. Khi đó thông báo chỉ nói có tin hay việc mới, không có tên người, tên phòng, tiêu đề hay chữ trong tin; riêng chuông cuộc gọi đến vẫn hiện tên người gọi để bạn biết ai gọi. Bạn cũng có thể tắt xem trước thông báo trong cài đặt của thiết bị.

Báo cáo và chặn: khi bạn báo cáo một tin nhắn hoặc một người trong UniChat, chúng tôi lưu lý do, mô tả bạn viết và tin nhắn hoặc người liên quan. Chủ sở hữu và quản trị viên tổ chức của bạn thấy báo cáo trong Nhật ký hoạt động của tổ chức — lý do, người hoặc tin nhắn bị báo cáo và ai đã báo cáo — để xử lý; mô tả bạn viết không vào nhật ký mà được lưu cùng báo cáo, nằm trong bản xuất dữ liệu của tổ chức mà chỉ chủ sở hữu tải được. Người bị báo cáo không nhận thông báo nào, nhưng nếu họ là chủ sở hữu hoặc quản trị viên thì họ cũng xem được báo cáo. Chúng tôi, đơn vị vận hành, cũng thấy từng báo cáo — lý do, mã của người và tin nhắn liên quan và của người báo cáo, không bao giờ nội dung tin hay mô tả bạn viết — để mọi báo cáo được xử lý trong 24 giờ. Bạn cũng có thể báo cáo thẳng với chúng tôi qua contact@unicomhub.com. Khi bạn chặn một người, hai bên không nhắn tin riêng được cho tới khi bạn bỏ chặn.

Tính năng AI

Khi bạn dùng một tính năng AI — hỏi Hỏi UNI, tóm tắt các tin chưa đọc, tóm tắt cuộc gọi, AI trong UniOffice — nội dung liên quan (tin nhắn kèm tên người gửi và thời gian, hoặc tài liệu và tệp bạn chọn) được máy chủ UniWork gửi tới nhà cung cấp mô hình AI, hiện là Anthropic, để tạo câu trả lời. Trong cuộc trò chuyện hay cuộc gọi chung, nội dung đó gồm cả tin nhắn và nội dung cuộc gọi của các thành viên khác: khi bất kỳ thành viên nào dùng AI trên cuộc trò chuyện hay cuộc gọi đó, tin nhắn của bạn trong đó cũng được gửi đi. AI chỉ chạy khi một thành viên yêu cầu; nội dung không được gửi tới AI ở chế độ nền. Trong ứng dụng UniChat cho Android và iPhone, trước lần đầu bạn dùng AI trên điện thoại, bạn được hỏi đồng ý (thông báo nêu tên nhà cung cấp và dữ liệu gửi đi); sự đồng ý đó chỉ áp dụng cho yêu cầu AI của chính bạn từ điện thoại, không áp dụng khi thành viên khác dùng AI trên web hay máy tính. Bạn rút lại đồng ý, hay chọn không cho phép, được bất cứ lúc nào trong Cài đặt → Quyền riêng tư và pháp lý của ứng dụng; khi đó tin nhắn bạn viết trong các cuộc trò chuyện được loại khỏi Bắt kịp, Hỏi UNI và tóm tắt cuộc gọi, kể cả khi thành viên khác yêu cầu trên web hay máy tính. Lựa chọn này không áp dụng cho lời nói và tin nhắn trong cuộc họp, bình luận công việc hay tài liệu.

Lịch sử hội thoại AI được mã hóa khi lưu. Cuộc hội thoại AI trong UniOffice tự hết hạn sau 30 phút không dùng và tối đa 24 giờ.

UniOffice

UniOffice cho máy tính mở và lưu tệp ngay trên máy của bạn. Tệp trên máy chỉ được tải lên UniWork khi bạn chọn lưu nó vào một workspace; khi đó mỗi lần lưu tạo một phiên bản mới thay vì ghi đè. Bạn đăng nhập qua trình duyệt, và có thể xem hoặc thu hồi từng máy đã đăng nhập.

Khi bạn mở hoặc xuất PDF, bảng tính hay định dạng cũ trên web, tệp được xử lý trên máy chủ chuyển đổi của chúng tôi trong cùng hạ tầng. Tệp chỉ nằm trong bộ nhớ tạm của lượt xử lý, bị xóa ngay khi xong và không được gửi cho bên thứ ba.

Liên kết chia sẻ công khai chỉ cho xem, hết hạn sau 7 ngày theo mặc định (tối đa 90 ngày) và có thể thu hồi; lượt xem được đếm mà không ghi địa chỉ của người xem. Máy chủ MCP cục bộ của UniOffice cho máy tính mặc định tắt; khi bạn bật, các chương trình trên cùng máy tính có thể điều khiển tài liệu đang mở.

Google Drive

Khi bạn kết nối Google Drive trong một workspace, UniWork chỉ xin quyền drive.file của Google, cùng địa chỉ email và mã tài khoản Google để biết tài khoản nào đã kết nối. Quyền drive.file chỉ cho UniWork truy cập những tệp bạn tự chọn trong cửa sổ chọn tệp của Google (Google Picker); UniWork không xem được các tệp hay thư mục khác trong Drive của bạn. Khi bạn chọn một thư mục, UniWork chỉ biết tên thư mục đó, không thấy các tệp bên trong.

Với mỗi tệp bạn chọn, UniWork lưu: mã tệp, tên, loại tệp, đường dẫn mở trên Drive, tên chủ sở hữu và người sửa gần nhất, thời điểm sửa, trạng thái chia sẻ và số người được chia sẻ, cùng mã và tên thư mục chứa tệp khi đọc được. Mã truy cập và mã làm mới mà Google cấp được mã hóa khi lưu và không bao giờ gửi về trình duyệt hay ứng dụng. UniWork không lưu bản sao nội dung tệp Drive.

Nội dung tệp chỉ được đọc khi bạn yêu cầu (hỏi Hỏi UNI về một tệp Drive, hoặc nhờ AI tạo việc từ tài liệu), bằng chính kết nối Google của bạn, không bao giờ bằng kết nối của thành viên khác. Nội dung được xử lý trong bộ nhớ và gửi tới nhà cung cấp mô hình AI (xem mục Tính năng AI) để tạo câu trả lời hoặc đề xuất việc, rồi không được lưu lại. Cuộc hỏi đáp Hỏi UNI về một tệp Drive không được lưu vào lịch sử. Đề xuất việc do AI soạn (tiêu đề, mô tả, ngày, độ ưu tiên) được giữ để bạn duyệt và hết hạn sau 7 ngày; việc bạn chọn tạo ra thuộc về workspace như mọi việc khác.

Việc UniWork sử dụng và chuyển cho ứng dụng khác thông tin nhận được từ Google API tuân thủ Chính sách dữ liệu người dùng của Google API Services (Google API Services User Data Policy), bao gồm các yêu cầu Sử dụng giới hạn (Limited Use). Chúng tôi chỉ dùng dữ liệu Google Drive để cung cấp các tính năng bạn thấy trong UniWork; không dùng cho quảng cáo, không bán, không chuyển cho bên khác ngoài nhà cung cấp mô hình AI nêu trên khi bạn yêu cầu, và không dùng để huấn luyện hay cải thiện mô hình AI chung. Nhân viên của chúng tôi không đọc dữ liệu này, trừ khi bạn đồng ý, khi cần để điều tra sự cố bảo mật hay lạm dụng, hoặc khi pháp luật buộc phải làm.

Bạn có thể gỡ liên kết từng tệp bất cứ lúc nào, hoặc ngắt kết nối tài khoản Google Drive trong UniWork; khi ngắt kết nối, UniWork yêu cầu Google thu hồi quyền truy cập đã cấp. Bạn cũng có thể gỡ quyền của UniWork tại trang quyền truy cập của tài khoản Google (myaccount.google.com/permissions).

Bên nhận dữ liệu và nơi lưu trữ

Máy chủ ứng dụng, cơ sở dữ liệu, máy chủ chuyển đổi tài liệu và máy chủ cuộc gọi do chúng tôi vận hành tại Việt Nam. Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu với các nhà cung cấp dưới đây, trong phạm vi việc họ làm cho chúng tôi, hoặc khi pháp luật buộc phải cung cấp.

Lưu giữ và xóa dữ liệu

Nội dung được giữ khi tổ chức còn dùng dịch vụ. Tin nhắn bạn xóa bị ẩn với mọi người ngay; tài liệu bị xóa nằm trong thùng rác 30 ngày rồi bị xóa vĩnh viễn; mỗi tài liệu giữ tối đa 500 phiên bản; tệp không còn được dùng ở đâu bị xóa khỏi kho lưu trữ trong lần dọn dẹp hằng ngày.

Xóa tài khoản: trong ứng dụng UniChat vào Cài đặt → Xóa tài khoản (khi bạn chưa ở workspace nào, Cài đặt nằm ở màn chọn workspace), hoặc đăng nhập UniWork trên web và vào Cài đặt → Bảo mật → Xóa tài khoản; sau đó xác nhận lại danh tính. Email, tên, ảnh đại diện, mật khẩu, liên kết Google và Apple, số điện thoại và thông tin hồ sơ bị xóa; mọi phiên đăng nhập và mã nhận thông báo bị thu hồi, và nếu bạn đã đăng nhập bằng Apple, chúng tôi báo Apple thu hồi quyền đăng nhập bằng Apple của ứng dụng. Nội dung bạn đã gửi trong tổ chức vẫn thuộc tổ chức đó và hiển thị dưới tên "Người dùng đã xóa". Nếu bạn đang là chủ một tổ chức còn thành viên khác, hãy chuyển quyền sở hữu trước; nếu bạn là thành viên duy nhất, bạn có thể đóng tổ chức cùng lúc với việc xóa tài khoản, ngay trong ứng dụng.

Xóa tổ chức: chủ tổ chức vào Cài đặt → Dữ liệu tổ chức để tải bản xuất dữ liệu hoặc yêu cầu xóa. Nội dung của tổ chức bị xóa vĩnh viễn sau 5 ngày và có thể hủy trong thời gian đó. Hóa đơn, chứng từ thanh toán và nhật ký hoạt động được giữ lại theo nghĩa vụ kế toán và bảo mật.

Nếu không đăng nhập được, gửi yêu cầu xóa tới contact@unicomhub.com từ email của tài khoản.

Quyền của bạn

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có quyền được biết, đồng ý hoặc rút lại đồng ý, xem và tải về, chỉnh sửa, xóa, hạn chế hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu của mình, và khiếu nại. Phần lớn thông tin tài khoản bạn có thể tự sửa trong Cài đặt; các yêu cầu khác gửi tới contact@unicomhub.com. Chúng tôi xác minh danh tính trước khi xử lý và trả lời trong thời hạn pháp luật quy định.

Với nội dung thuộc workspace của tổ chức, chúng tôi có thể chuyển yêu cầu tới quản trị viên của tổ chức đó, vì họ quản lý nội dung này.

Bảo mật

Dữ liệu được mã hóa khi truyền (HTTPS, WSS). Mật khẩu chỉ lưu dạng băm; khóa xác thực hai lớp và lịch sử hội thoại AI được mã hóa khi lưu. Quyền truy cập được kiểm tra theo tổ chức và workspace ở mọi yêu cầu, và mọi thay đổi dữ liệu được ghi vào nhật ký hoạt động không sửa được.

Ứng dụng UniChat trên Android và iPhone giữ một bản trên điện thoại để dùng được khi mất mạng: danh sách cuộc trò chuyện, số tin chưa đọc, danh bạ của workspace, các tin mới nhất của những cuộc trò chuyện gần đây, và tin, lượt đọc, biểu cảm, bình chọn bạn đã gửi khi chưa có mạng. Bản này được mã hóa trên máy bằng khóa giữ trong Keychain hoặc Keystore của điện thoại; khóa không rời máy nên bản sao lưu hay máy khác không đọc được bản này. Ảnh và tệp chờ gửi nằm trong thư mục riêng của ứng dụng và bị xóa khi đã gửi. Mọi thứ bị xóa khi bạn đăng xuất hoặc xóa tài khoản.

Độ tuổi

UniWork, UniOffice và UniChat là công cụ làm việc cho tổ chức, dành cho người từ 18 tuổi. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu của trẻ em.

Thay đổi chính sách

Khi chính sách thay đổi, chúng tôi cập nhật trang này và ngày hiệu lực dưới tiêu đề; thay đổi quan trọng được thông báo trong ứng dụng hoặc qua email trước khi áp dụng.